Deze pagina biedt stapsgewijze instructies hoe u vanuit het Service Portaal kunt navigeren naar de pagina, hoe u een statusrapport aanmaakt en hoe u het statusrapport kunt wijzigen naar uw voorkeur.
Navigeren naar de statusrapport instellingen pagina
Log in op het Service portaal zoals u gewent bent en volg u deze stappen om naar de Statusrapport instellingen pagina te gaan:
1. Vanaf het Service Portaal overzicht kunt u rechts bovenin naar “Instellingen” gaan.
2. Vanaf de Instellingen kunt u op de link “Statusrapport instellingen” klikken.
3. Vervolgens bent u op de pagina waar u statusrapporten kunt toevoegen, bewerken en verwijderen.
Een statusrapport maken
Druk op de knop "Voeg een nieuw rapport toe" (of "Voeg nog een rapport toe" als u al een rapport had aangemaakt). Hierna ziet u het volgende instellingenscherm:
Zo maakt u snel, stap-voor-stap een nieuw rapport aan:
- U vult bij "Rapport naam..." de naam in die u het rapport wilt geven.
- Kies de projecten die in het rapport mee worden genomen.
- Kies de notificaties die u wilt ontvangen over de gekozen projecten.
- Kies de ontvangers die het statusrapport zullen ontvangen.
- Kies of de meldingen een minimale of maximale leeftijd moeten hebben (dit is optioneel). Een storing kan zich soms vanzelf oplossen, vandaar dat een minimale leeftijd overzichtelijker kan zijn (bijvoorbeeld 7 dagen). Als u bijvoorbeeld alleen meldingen die in de afgelopen maand zijn ontstaan wilt zien, kunt u een maximum leeftijd van 30 dagen instellen.
- Kies het type foutmelding. Alleen foutmeldingen, opgeloste meldingen of geaccepteerde meldingen.
- Vervolgens kiest u een interval. Bijvoorbeeld: Wilt u dagelijks een rapport ontvangen, wekelijks op maandag of elke eerste maandag van de maand?
- U selecteert de volgorde waarin de projecten, accounts en notificaties staan.
- Optioneel kunt de checkbox “verstuur geen rapport, bij geen meldingen” aanvinken als u geen rapport wilt ontvangen bij geen meldingen.
- Met “Verstuur rapport” kunt u eventueel het rapport meteen versturen naar de geselecteerde geadresseerden.
Als u tevreden bent met uw instellingen dan klikt u op "Opslaan". Daarna krijgt u een groene balk zoals hieronder te zien. Als u dit te zien krijgt, dan heeft u succesvol een statusrapport aangemaakt. Op het eerst volgende gekozen tijdstip wordt het statusrapport naar de geadresseerden verstuurd.
Alle knoppen, velden en functies
Top balk
Onder "Rapport naam... " geeft u een beschrijvende naam van het rapport op. Deze naam vindt u later terug in het statusrapport. Als u meerdere rapporten heeft dan kunt u ze later makkelijk onderscheiden van elkaar.
U gebruikt de "Verwijder" knop om een rapport definitief te verwijderen. Let wel op, deze valt niet meer terug te halen valt na het verwijderen. De "help" / "?" knop opent deze pagina.
Selectie velden
Bij de Projecten, Notificaties & Ontvangers heeft u de opties om "Alle" te selecteren. Het voordeel van "Alle " selecteren is dat toekomstige projecten, ontvangers of notificaties ook worden meegenomen. Dit is niet het geval als u ze individueel kiest.
Om ze individueel te selecteren vinkt u de "Alle" optie uit en selecteert u de opties die u wilt. In het "Zoek..." veld kunt u makkelijk de juiste optie vinden. Houd voor meerdere opties de CTRL toets ingedrukt (of de Command toets op MacOS).
Berichten filteren
Met de "Leeftijd" kiest u hoe oud een melding minimaal is (bijv. "Minstens 5 dagen oud") of hoe oud een melding maximaal mag zijn (bijv. "niet ouder dan 30 dagen"). Zowel Minimum als Maximum zijn optioneel: U kunt één van de twee kiezen, allebei of allebei niet.
Met "Status" selecteert u of de melding nog steeds in storing staat ("Fout"), geparkeerd is ("Geaccepteerd") of ondertussen al is opgelost ("Geen foutmeldingen"). Meestal zult u enkel voor "Fout" kiezen. Het kan ook zo zijn dat u misschien een rapport wilt ontvangen van alle meldingen die geparkeerd staan of een rapport van de meldingen die de afgelopen 2 weken zijn opgelost. Ook hier kunt u met CTRL / Command toets meerdere opties selecteren.
Handige links
Met "Beheer projecten" en "Beheer e-mailadressen" opent u een nieuw Service Portaal venster waar u de projecten of e-mails kunt beheren. De knop "Uitleg notificaties" opent een nieuw venster op onze supportpagina met meer uitleg over de soorten notificaties.
Met "Uitleg volgorde" opent een nieuw ventster naar deze pagina. Hieronder kunt u verder lezen over de volgorde opties.
Volgorde
Wat als eerst / bovenaan verschijnt in het statusrapport kunt u zelf instellen onder de “Volgorde” opties. Zo heeft u altijd inzicht over wat u belangrijk vindt.
U kunt per sectie (Projecten, Accounts en Notificaties) aangeven in welke volgorde de elementen staan:
- Alfabetisch: De sectie staat in alfabetische volgorde.
- Prioriteit: De notificaties met de meeste prioriteit komen bovenaan te staan. Voor projecten en accounts geldt: Mocht een account een notificatie hebben met een hoge prioriteit, dan komt deze bovenaan te staan. Vindt hier meer informatie over de verschillende prioriteiten.
- Nieuwste: Het meest recente aangemaakte project, account of notificatie komt bovenaan te staan.
Beneden balk
U gebruikt de knop "Verstuur Rapport" om een rapport per direct te versturen als test. U gebruikt de knop "Opslaan" om eventuele wijzigingen in een rapport op te slaan. U krijgt dan eerstvolgende gekozen moment een statusrapport in uw inbox met de wijzigingen.
Met "Verstuur geen rapport bij geen meldingen" wordt er geen statusrapport gestuurd als er geen nieuwe meldingen zijn voor de gekozen opties. Indien er geen nieuwe meldingen zijn en u heeft deze optie niet aangevinkt, dan ontvangt u alsnog het rapport, maar dan zonder meldingen.
Probleemoplossing
Indien een probleem zich voordoet, zal de pagina u informeren wat u kunt doen om het probleem op te lossen. Mocht u er niet uitkomen dan kunt u altijd contact opnemen met onze support desk.
Afronding
Gefeliciteerd! U kunt nu gebruik maken van de statusrapport instellingen.