Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Bewoner EPV-rapportages

Bijgewerkt

De jaarlijkse Energie Prestatie Vergoeding rapportages van verhuurders aan huurders kunnen complex zijn: afwijkingen, datacompleetheid, de link naar mutaties, etcetera. Dit artikel schept helderheid in een aantal belangrijke zaken omtrent de jaarlijkse Energie Prestatie Vergoeding jaaroverzichten voor huurders.

Wetgeving

EPV-wetgeving schrijft voor dat verhuurders jaarlijks een overzicht aan huurders dienen te verstrekken. Deze rapportage bevat de opgewekte hoeveelheid duurzame energie voor warmte en de opgewekte hoeveelheid duurzame energie die beschikbaar is voor gebruik door de huurder. Dit overzicht dient uiterlijk voorafgaand aan 1 juli over het voorgaande kalenderjaar verstrekt te worden. Onze EPV-jaarrapportages faciliteren verhuurders om aan deze regelgeving te voldoen. 

Screening

In de praktijk ziet BeNext dat sommige verhuurders behoefte hebben om zich voor te bereiden op vragen van huurders over de inhoud van de rapportages. Daarom bieden wij mogelijkheden om voorafgaand aan verstrekking aan huurders de inhoud van de rapportages te screenen. Eventuele afwijkingen worden dan in kaart gebracht. 

Afwijkingen

De inhoud van de rapportages roept vaak vragen op. Hoe komen die rode balkjes in de rapportage? Waarom is er minder dan de bundel opgewekt? Hoe zit het met warmwaterverbruik dat 3x zo hoog is als de bundel? Sommige van deze constateringen worden veroorzaakt door bewonersgedrag, andere door de installaties. Ook als een monitoringcomponent defect is, wilt BeNext dat zo snel mogelijk weten. In de praktijk ziet BeNext dat het raadzaam is om afwijkingen voorafgaand aan het verstrekken van de rapportage te bespreken, zodat er eenduidigheid is over de inhoud.

Bundeloverschrijdingen

Lees hier meer over bundeloverschrijdingen: https://support.benext.eu/hc/nl/articles/360012024380

Rapportageperiode

BeNext adviseert om EPV-rapportages te verstrekken over kalenderjaren. Qua procesinrichting is dat het meest eenvoudig. Tevens hangt een periode van 12 maanden samen met de jaarbundels, welke in de volgende sectie behandeld worden. 

Bundels

BeNext krijgt jaarbundels aangeleverd, welke geconfigureerd worden in onze systemen. Omdat BeNext feitelijk alleen deze jaarbundels tot beschikking heeft, kunnen alleen jaaroverzichten gemaakt worden over kalenderjaren. Op basis van eigen ervaring heeft BeNext indicatieve maandbundels opgesteld. Daarmee kunnen wij indicatieve rapportages verstrekken over periodes van minder dan 12 maanden. 

Datacompleetheid

Het kan voorkomen dat voor een of meerdere woningen niet over een geheel kalenderjaar data beschikbaar is. Dat kan veroorzaakt worden doordat een internetverbinding enige tijd niet gefunctioneerd heeft. In dit soort gevallen is het beter om eerst de storing op te lossen, dan de meest recente meterstanden weer op te halen, en om daarna de rapportage te verstrekken. BeNext kan ondersteunen met het in kaart brengen of er woningen zijn met ontbrekende data. 

Mutaties

Bij de jaaroverzichten dient rekening gehouden te worden met mutaties in verhuurobjecten. De meeste corporaties beargumenteren dat huurders alleen inzicht mogen hebben in de prestaties van de periode dat zij in de woning gewoond hebben. Tevens redeneren de meeste corporaties dat het alleen zin heeft om een EPV rapportage over een heel kalenderjaar te verstrekken. 

De standaard rapportages die BeNext verstrekt voor woningen waarin een mutatie heeft plaatsgevonden, betreffen de periode vanaf de 1e dag van de maand volgend op de mutatiedatum tot aan het einde van het kalenderjaar. Indien voor deze woningen een rapportage over een andere periode gewenst is, kan dat bij BeNext opgevraagd worden. 

 

Datanormalisatie

BeNext heeft een aantal slimmigheden in de cloud omgeving ingebouwd waardoor onvolkomendheden in meetdata gladgestreken worden. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat een extern apparaat interferentie veroorzaakt in de draadloze communicatie, waardoor enkele meterstanden ontbreken. Of een bewoner was aan het klussen en de gateway is 10 dagen offline geweest. In zulke gevallen vullen slimme algoritmes in onze cloud omgeving die gaten op, zodat in de portalen en rapportages toch altijd een gemiddeld verbruik/opwekking te zien is. 

Dit is relevant om te benoemen, omdat door deze normalisatie verschillen kunnen ontstaan tussen enerzijds cijfers in rapportages en anderzijds de handmatige registraties die klanten soms zelf bijhouden. De EPV rapportages zijn altijd gebaseerd op de genormaliseerde en meest recente data in onze cloud omgeving. Vanuit BeNext kunnen wij niet instaan voor de correctheid van die handmatige registraties. Indien er verschillen zijn, raden wij aan om uit te gaan van de cijfers in de EPV rapportage en om de handmatige registratie te updaten aan de hand van exports uit het service portaal. Zie voor meer informatie daarover de link hieronder. 

Distributiekanalen

BeNext adviseert om rapportages op twee manieren aan bewoners te verstrekken: 1) per email en 2) door de rapportage via een link vanuit het bewoner portaal downloadbaar te maken. Indien nodig kunnen rapportages per post verstuurd worden. Indien rapportages aan bewonersportalen gekoppeld zijn en de corporatie van mening is dat huurders alleen inzicht mogen hebben in hun eigen periode, dient bij een mutatie de rapportage over de vertrekkende bewoner verwijderd te worden. 

Compensatieregelingen

Helaas gebeurt het in de praktijk dat technische klimaatinstallaties in de woningen niet naar behoren functioneren. De huurder dient dan gecompenseerd te worden. De EPV jaaroverzichten zijn een van de bronnen die gebruikt kunnen worden in het bepalen van dergelijke regelingen. 

Verder lezen

Verwante artikelen

Mogelijk gemaakt door Zendesk